Praxisverwaltungssysteme

Die Organisation und Verwaltung einer Praxis obliegt in den meisten Fällen einer Software. Ob Terminvergabe für den Patienten oder die Abrechnung mit den Kassen. Mit der IT-Richtlinie der KBV erfolgt auch gleichzeitig die Anforderung an die Hersteller der Praxisverwaltungssysteme, ihre Software entsprechend anzupassen. Denn mit der elektronischen Patientenakte und die damit verbundene Datenübermittlung, sind auch Erweiterungen der Softwaresysteme notwendig. Wir schauen uns nachfolgend an, wie Praxisinhaber die für sie passende Softwarelösung finden können.

Bedarfsermittlung

In den bestehenden Praxen wird in der Regel seit Jahren ein Praxisverwaltungssystem eingesetzt. Bei einer neu zu eröffnenden Praxis fehlen hingegen Erfahrungswerte und auch die internen Ablaufprozesse basieren eher auf Annahmen. Damit eine Praxissoftware optimal eingesetzt werden kann, ist im Vorfeld eine Bedarfsermittlung aufzustellen. Hier spielt dann die Ausrichtung der Praxis IT eine Rolle und die erwartete Anzahl von Beschäftigten. Die Ermittlung des Softwarebedarfs entscheidet weiterhin über:

• Anzahl der Arbeitsplätze
• Server für die zentrale IT-Steuerung
• welche Softwaremodule benötigt werden

Installation, Support und technische Voraussetzungen

Die meisten Praxisverwaltungssysteme sind modular aufgebaut. Damit ist jede Praxis in der Lage, bedarfsgerecht die jeweilige Software zu erweitern. Dies reduziert Installationszeiten und erleichtert den Support. Im Vorfeld sollte seitens des Softwareherstellers mitgeteilt werden, welche Voraussetzung für die Softwareinstallation notwendig ist.

Berechtigungsverwaltung

Im Idealfall verfügt das Praxisverwaltungssystem über eine eigene Berechtigungsverwaltung. Damit wird jedem Softwarebenutzer eine eigene Berechtigungsstufe zugewiesen. So wird sichergestellt, dass zum Beispiel nur bestimmte Mitarbeiter Datenbestände übermitteln oder lesen dürfen.

Haptik und Design

Für eine fehlerfreie Dateneingabe sollten Formularfelder über eine klar zu lesende Schriftart verfügen und mit entsprechender Plausibilitätsprüfung bei der Dateneingabe versehen sein.

Datensicherung und Datenspeicher

Um eine möglichst permanente Datenverfügbarkeit zu gewährleisten, wäre eine automatische Datensicherung durch das Praxisverwaltungssystem optimal. Hier sollte ein eigenständiger Datenspeicher genutzt werden, der nur für die Datensicherung der Praxissoftware genutzt wird. Die Praxis umgeht somit Ausfallzeiten.

Der optimale Zeitpunkt für Investitionen in die Praxis IT

Vor allem bei einer Neugründung stellt sich die Frage, wie das IT-System konzipiert sein soll. Hier ist die zu verwendende Software ein wenig der Richtungsgeber. Kommt neben einer aktuellen Praxismanagementsoftware noch Microsoft Office in Betracht, sind die Arbeitsplätze mit dem aktuellen Betriebssystem auszustatten. Auch wenn es reizvoll erscheint, aus Kostengründen eine vorherige Systemversion nebst benötigter Software einzusetzen. Denn die Softwareentwickler für das Praxismanagement müssen ihre Software an neue Systemversionen anpassen und kündigen die Unterstützung und den Support für zurückliegende Versionen auf. In diesem Fall müsste die Praxis mit hohem Aufwand alle Arbeitsplätze und Server softwareseitig erneuern. Daher ist der optimale Zeitpunkt für Investitionen in die Praxis-IT mit Veröffentlichung eines neuen Betriebssystems.

Nutzung der Praxisverwaltungssoftware als Cloud-Anwendung

Einige Softwarehersteller bieten ihre Software als Cloud-Anwendung an. Die Vorteile sind geringere Hardwarekosten und der Aufwand für Updates und Datensicherung entfällt. Allerdings muss sichergestellt sein, dass kein Zugriff auf die Patientendaten und interne Praxis Informationen durch den Anbieter erfolgt. Problematisch ist ebenfalls ein möglicher Technikausfall von Geräten, die den Zugriff auf die Cloud ermöglichen. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung stellt sich generell nicht gegen Cloud-Dienste, weißt aber in ihrer Richtlinie auf die vorhandenen Risiken hin.

Funktionsumfang eines Praxisverwaltungssystems

Jede Praxis hat einen anderen Ablauf, der über die Verwaltungssoftware abgebildet wird. Daher besteht in der Regel die Software aus mehreren Modulen, die sich um eine Grundausstattung herum gruppieren. Denn nicht jede Praxis benötigt eine integrierte Buchhaltung oder Textverarbeitung. Aufschlüsseln lässt sich eine Praxissoftware wie folgt:

• Grundmodul (beinhaltet grundlegende Funktionen für den Betrieb einer Praxis)
• Modul 1
• Modul 2
• Modul 3

Ob eine Software über Module erweiterbar und welche Module verfügbar sind, ist abhängig vom Softwarehersteller.

Betriebssystemumgebung und Kostenstruktur

Verfügbar sind Praxisverwaltungssysteme für Windows-Systemumgebung ab Windows 7 und Macintosh / Apple. Bei Computern mit einem Apple-System werden jedoch Zusatztools wie Parallels Desktop benötigt oder auf eine Lösung die speziell für dieses Betriebssystem programmiert wurden, zurückgegriffen.

Bei einem Server/Client Netzwerkumgebung wird ein Windows Server 2016 oder höher benötigt. Als Netzwerkanbindung sollte mindestens ein CAT.5 Netz vorhanden sein. Eine reine Anbindung an den Server per WLAN ist nicht zu empfehlen.

Zertifizierung eines Praxisverwaltungssystems durch die KBV

In einer Praxis werden zahlreiche Daten der Patienten und der Behandlungsmaßnahmen erfasst und verarbeitet. Durch die kommende elektronische Patientenakte erhöht sich zusätzlich das Datenvolumen. Damit jede berechtigte Stelle diese Daten lesen, verarbeiten und speichern kann, ist eine einheitliche Datenstruktur notwendig. Damit eine Praxis sich auf die gesetzliche Vorgabe verlassen kann, zertifiziert die KBV den Anbieter einer Praxissoftware.

Das passende Praxisverwaltungssystem für die Praxis IT finden

In der Zertifizierungsliste der Kassenärztlichen Bundesvereinigung finden sich 200 Softwareanbieter für Praxisverwaltungssysteme. Diese Softwaresysteme alle zu testen für eine Erstinstallation oder auch im Rahmen eines Anbieterwechsels, wäre sicherlich zu aufwendig. Daher ist die Erstellung eines Pflichtenheftes zu empfehlen, wo die jeweilige Praxis ihre Schwerpunkte beschreibt.

Zurück zur Praxis IT